Perbaikan Proses Pengiriman Dokumen Purchase Order dan Goods Received Note Menggunakan Value Stream Mapping

Abstrak

Penelitian ini membahas tentang penggunaan Value Stream Mapping (VSM) untuk menganalisis pemborosan (waste) pada proses pengiriman dokumen Purchase Order (PO) dan Goods Received Note (GRN). Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui adanya waste dalam aliran proses pengiriman dokumen dan melakukan perbaikan terhadap hal-hal yang menyebabkan timbulnya waste tersebut. Penelitian ini dilakukan di pada tanggal 02 April – 14 Juli 2018 pada sebuah perusahaan distribusi yang berlokasi di Kabupaten Bekasi, Jawa Barat. Objek penelitian difokuskan pada proses pengiriman dokumen PO dan GRN ke vendor pada Departemen Transportasi dan Distribusi. Pengumpulan data dilakukan melalui observasi terhadap objek dan wawancara terhadap para narasumber, yakni pihak-pihak yang terkait dengan objek penelitian. Metode analisis data yang digunakan adalah analisis VSM dengan langkah-langkah: 1) pembuatan Current State Mapping; 2) penghitungan Process Cycle Efficiency (PCE); 3) pembuatan Process Activity Mapping (PAM); dan 4) pembuatan Future State Mapping. Hasil penelitian menunjukkan bahwa terdapat aktivitas waste, yaitu excess processing, waiting dan motion. Konsep perbaikan yang diusulkan meliputi: 1) mereduksi waktu proses approval; 2) membuat procurement checkpoint; 3) menghilangkan waktu menunggu proses konfirmasi; 4) mengeliminasi waktu menunggu proses approval; 5) mengeliminasi approval; 6) menghilangkan proses menunggu pengiriman dokumen ke vendor; dan 7) menetapkan sistem FIFO pada pengiriman dokumen ke vendor.